구글 워크스페이스

구글 워크스페이스(Google Workspace)

구글 워크스페이스(Google Workspace)

구글(Google)

구글 워크스페이스(Google Workspace)는 구글에서 제공하는 유료 서비스로 클라우드 컴퓨팅 생산성 및 협업 소프트웨어 도구, 소프트웨어 모음이다.

개요

구글 워크스페이스는 구글이 개인, 조직을 대상으로 제공하는 클라우드 기반 협업 서비스 모음으로, 장소와 시간, 기기에 상관없이 부서/팀의 협업을 도모하고, 업무 능률을 향상 시킬 수 있는 도구다. 지메일, 구글 미트, 구글챗, 구글 드라이브를 포함한 대부분의 구글 서비스를 비슷하게 사용할 수 있으며 일부 서비스는 업무용 서비스로 완벽히 조직 전용, 조직화시키고, 도메인을 연결하여 클라우드 환경에서 사용하는 서비스다. 소비자가 무료로 이용할 수 있는 이러한 서비스 외에도, 구글 워크스페이스에는 사용자 도메인 기반 맞춤형 전자 우편 주소, 문서 및 전자 우편을 저장할 수 있는 최소 30GB의 저장 용량, 365일 전화 및 전자 메일 지원 서비스와 같은 비즈니스 특화적인 기능이 추가된다. 구글 워크스페이스는 클라우드 컴퓨팅 솔루션으로 바로 구입할 수 있는 규격화된 오피스 생산성 소프트웨어와는 방식이 다르다. 즉 회사 내 위치한 기존의 사내 서버가 아니라, 구글의 안전한 데이터 센터 네트워크에 고객 정보를 호스팅한다. 구글에 따르면, 전 세계 500만 개 이상의 기관/단체가 구글 워크스페이스를 사용하고 있으며, 포춘 500 선정 기업의 60%가 여기에 포함된다.

역사

• 2006년 02월 10일 : 구글은 산호세 시립대학교(San Jose City College)에서 SJCC 도메인 주소 및 계정 관리용 관리자 도구를 포함한 지메일 계정을 호스팅하면서, 도메인 테스트용 지메일을 출시했다.
• 2006년 08월 28일 : 구글은 기관/단체용 앱인 도메인용 구글 앱스를 출시했다. 베타 제품으로 무료로 이용할 수 있는 이 서비스에는 지메일, 구글 토크, 구글 캘린더, 구글 페이지 크리에이터가 포함되어 있다. 구글 엔터프라이즈 부사장이자 총괄 관리자인 데이브 기로워드(Dave Girouard)는 기업 고객에게 기관/단체는 고품질의 전자 우편, 메시지 및 기타 웹 기반 서비스를 전문가인 구글에게 맡기고, 사용자의 요구 사항 및 일상적인 비즈니스에 집중할 수 있다고 설명했다.
• 2006년 10월 10일 : 교육용 구글 앱스라는 학교용 버전을 공개했다.
• 2007년 02월 22일 : 구글은 구글 앱스 프리미어 버전을 출시했다. 더 많은 저장 용량(계정당 10GB), 기업 통합 API, 99.9%의 가동 시간 서비스 수준 계약을 제공하며 무료 버전과 차별화했다. 연간 요금은 사용자 계정당 50달러이며 구글에 따르면, 프록터 앤드 갬블, 샌프란시스코 베이 소아과, 세일즈포즈닷컴 등이 구글 앱스 프리미어 에디션을 일찍이 채택했다.
• 2007년 06월 25일 : 구글은 고객이 IMAP 서버에서 기존의 전자 메일 데이터를 전송할 수 있는 메일 마이그레이션을 비롯한 여러 기능을 구글 앱스에 추가했다. 한 지디넷 기사에서는 구글 앱스가 인기 있는 마이크로소프트 익스체인지 서버 및 로터스 노츠에서 벗어날 수 있는 도구를 제공하였으며, 이로써 구글이 마이크로소프트 및 IBM을 대체할 수 있는 기업으로 자리 잡게 되었다고 보도했다.
• 2007년 10월 03일 : 구글은 포스티니를 인수하고 1개월 후, 구글 앱스 프리미어 에디션에 포스티니의 전자 메일 보안 및 규정 준수 옵션을 추가했다고 발표했다. 이제 고객은 스팸 광고 및 바이러스 필터링의 더 나은 구성, 보유 정책의 실행, 삭제된 메시지 복구, 관리자에게 모든 전자 메일에 대한 액세스 권한 부여 기능을 사용할 수 있게 되었다.
• 2008년 02월 26일 : 구글은 인트라넷 및 팀 웹사이트 생성을 위한 간단하고 새로운 구글 앱스 도구인 구글 사이트를 출시했다.
• 2010년 06월 09일 : 구글은 마이크로소프트 아웃룩용 구글 앱스 동기화를 출시했다. 이 플러그인을 통해 고객은 아웃룩과 구글 앱스 간에 전자 메일, 캘린더 및 연락처 데이터를 동기화할 수 있게 되었다.
• 2010년 07월 07일 : 구글은 구글 앱스에 포함된 서비스, 즉 지메일, 구글 캘린더, 구글 문서 도구, 구글 토크가 더 이상 베타 버전이 아니라고 발표했다.
• 2010년 03월 09일 : 구글은 구글 앱스와 통합되는 타사 비즈니스 애플리케이션용 온라인 스토어인 구글 앱스 마켓플레이스를 오픈하여, 사용자 및 소프트웨어가 클라우드에서 업무를 더욱 용이하게 할 수 있도록 하였다. 참여한 공급업체에는 인튜이트, 아피리오, 아틀라시안 등이 있다.
• 2010년 07월 26일 : 구글은 공공 부문 고유의 정책 및 보안 요구를 충족시키기 위해 고안된 구글 앱스 버전인 공공 기관용 구글 앱스를 출시했다. 또한 구글 앱스가 연방 정보 보안 관리법(FISMA) 인증 및 승인을 받은 최초의 클라우드 애플리케이션 모음이 되었다고 발표했다.
• 2011년 04월 26일 : 구글 앱스가 출시된 지 거의 5년 만에 구글은 10명 이상의 사용자를 둔 기관/단체는 더 이상 구글 앱스의 무료 버전을 사용할 수 없다고 발표했다. 그러한 기관/단체는 현재 기업용 구글 앱스로 알려져 있는 유료 버전에 가입해야 했다. 또한 탄력 요금제를 도입하여, 고객에게 계약상의 어떠한 의무 없이 사용자당 매월 5달러에 이용할 수 있는 옵션을 제공했다.
• 2012년 03월 28일 : 구글은 기업용 구글 앱스 고객에게 전자증거개시제도 및 보관 서비스를 옵션으로 제공하는 구글 앱스 관리자 문서함을 출시했다.
• 2012년 04월 24일 : 구글은 파일 저장 및 공유 플랫폼인 구글 드라이브를 출시했다. 기업용 구글 앱스의 사용자당 5GB의 드라이브 저장 용량을 제공했으며, 추가 구매가 가능하도록 했다. 전문가들은 구글이 이제 클라우드 스토리지 시장에 진입하여, 드롭박스 등과 경쟁하고 있다고 언급했다.
• 2012년 12월 06일 : 구글은 신규 고객에게 구글 앱스의 무료 버전을 더 이상 제공하지 않겠다고 발표했다.
• 2014년 05월 13일 : 구글은 구글 앱스 고객의 드라이브 저장 용량 할당량을 높였다. 구글은 지메일의 25GB와 드라이브의 5GB를 병합하여, 지메일 및 구글 드라이브를 포함한 모든 구글 앱스 제품에서 사용할 수 있는 용량을 사용자당 총 30GB로 늘렸다.
• 2014년 03월 10일 : 구글은 구글 앱스에 사람을 1명 추천할 때마다 15달러의 추천 수당을 주는 구글 앱스 추천 프로그램을 출시했다.
• 2014년 06월 25일 : 구글은 무제한 파일 저장 용량, 고급 감사 보고, 새로운 보안 제어 등의 기능을 사용자당 월 10달러에 제공하는 새 구글 앱스인 업무용 드라이브를 공개했다.
• 2014년 09월 02일 : 구글의 기업 제품 사업부인 구글 엔터프라이즈의 명칭이 업무용 구글로 공식 변경되었다.
• 2014년 11월 14일 구글 앱스의 무료 버전에서 보조 도메인은 지원하지 않고 구글 앱스의 무료 버전은 도메인 별칭만 지원한다.

솔루션

비즈니스용

공유 캘린더를 사용해 다른 사용자의 가용 시간을 확인하고 자동 이메일 초대로 회의 일정을 예약할 수 있고 카메라를 사용할 수 있는 컴퓨터, 휴대전화, 태블릿에서 클릭 한 번으로 화상회의를 시작할 수 있다. 또한 화면을 공유해서 팀이 함께 작업을 검토하고 그 자리에서 바로 결정을 내려 대면 회의를 통해 신속한 의사결정을 내릴 수 있다. 또 인터넷 연결에 관계없이 여러 기기에서 손쉽게 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 작업을 수행하고 동료나 회사 외부의 사용자와 하나의 문서에서 작업할 수 있으며 다른 사용자가 입력하는 동시에 수정 내용을 확인하고 기본 제공되는 채팅 기능을 통해 의견을 교환하며 댓글 기능으로 질문할 수 있고 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있으며 모든 변경사항은 자동으로 저장되기 때문에 실시간으로 공동작업이 가능하다. 또한 모든 작업을 컴퓨터, 휴대전화, 태블릿에서 안전하게 액세스할 수 있는 한 곳에 보관해 간편하게 다른 사용자를 초대하여 파일을 확인 및 다운로드하고 공동작업을 할 수 있다. 이메일에 파일을 첨부할 필요가 없으며 파일 업데이트는 드라이브에 자동 저장 및 보관되므로 모든 사용자가 언제나 최신 버전에 액세스할 수 있어 클라우드에서 파일 저장 및 공유가 가능하다. 2단계 인증, 싱글 사인온(SSO) 등의 보안 옵션으로 회사 데이터를 보호하고 엔드포인트 관리를 통해 기기 분실, 직원 이직 등의 상황 발생 시 데이터를 안전하게 보호할 수 있고 이메일 메시지와 채팅 기록을 보관 처리하고 보존 기간을 설정할 수 있으며 중앙관리형 관리 콘솔에서 간편하게 보안 설정을 구성하고 구글 지원팀에 전화 또는 이메일로 연락하여 연중무휴 지원을 받을 수 있어 데이터 및 기기 보호가 가능하다.

중소기업

비즈니스 이메일, 화상회의, 클라우드 스토리지, 파일 공유를 위해 구글 워크플레이스를 사용하면 팀이 공동작업을 진행하고 더 많은 작업을 수행하는 데 필요한 모든 도구가 제공된다. 구글의 신뢰도 높은 서버는 99.9%의 비즈니스 이메일 가동 시간을 보장하며 업계 최고의 스팸 필터가 받은 편지함에 스팸이 수신되지 않도록 막아준다. 또한 클라우드 스토리지로 모든 작업을 하나의 안전한 장소에 보관이 가능하며 필요할 때마다 컴퓨터, 휴대전화, 태블릿에서 액세스하고 팀원과 공유할 수 있다. 여러 기기에서 문서, 스프레드시트 및 프레젠테이션 공동작업을 할 수 있어 실시간 공동 수정으로 더 빠르게 최종 버전을 만들 수 있고 기기 분실 또는 도난, 직원 교체 시에도 모든 회사 데이터를 안전하게 보호할 수 있으며 몇 분 만에 새로운 팀원을 설정할 수 있습니다. 또한 구글 워크스페이스는 자동으로 최신 상태를 유지하므로 소프트웨어 업데이트나 보안 패치를 신경 쓸 필요가 없으며 워드, 엑셀, 파워포인트 등 자주 사용되는 파일 형식을 손쉽게 열고 수정할 수 있으며 구글 워크스페이스를 사용하지 않는 사용자에게도 파일을 내보내 공유할 수 있다.

기업용

지메일, 문서, 드라이브, 캘린더, 행아웃 미팅과 같은 클라우드 기반 앱을 구글 워크스페이스를 통해 사용하여 더 빠르고 편리하게 공동작업 할 수 있다. 구글 워크스페이스 사용으로 수익이 1.5% 증가했으며 사용자당 연간 171시간이 절약되었고 정보 유출 위험이 95% 이상 감소했으며 주문형 기술 지원이 20% 감소하였다. 또한 구글 워크스페이스에서는 사용자의 정보, ID, 애플리케이션, 기기를 보호하기 위하여 구글에서 사용하는 동일한 내장된 보호 기능, 글로벌 네트워크, 안전하게 설계된 인프라를 제공하고 관리자는 하나의 대시보드에서 인증, 자산 보호, 운영 제어를 효율화할 수 있다. 또 구글 워크스페이스에서는 안정적인 타사 비즈니스 솔루션과 통합이 가능해 사용 중인 모든 구글 워크스페이스 앱에서 직접 작업을 완료할 수 있다.

제품

업무용 구글 앱스 제품 및 서비스는 지메일, 구글 캘린더, 구글 드라이브, 행아웃, 구글 문서 도구, 구글 시트, 구글 슬라이드, 구글 양식, 구글 사이트, 구글+ 및 구글 앱스 관리자 문서함으로 구성된다. 구글 앱스 관리자 문서함을 제외한 모든 제품 및 서비스는 기본 요금제에 포함되며, 요금은 사용자당 월 5달러 또는 사용자당 연 50달러이다. 프리미엄 패키지인 업무용 드라이브는 구글 앱스 관리자 문서함 및 무제한 저장 용량을 포함한 것으로, 사용자당 월 10달러에 이용할 수 있다.

지메일

최신 지메일(Gmail)을 사용하면 중요한 업무를 더 쉽게 파악하고 관리할 수 있다. 안전하고 광고 없는 이메일뿐만 아니라 채팅과 음성/영상 통화에 참여하고 공유 파일 및 할 일을 통한 프로젝트 업무 관리까지 모두 지메일 내에서 가능하다. 또한 직원 모두에게 도메인의 업무용 이메일 주소를 제공하며 그룹 메일링 리스트도 만들 수 있어 맞춤 이메일을 제공한다. 구글 미트 또는 구글챗을 통해 동료와 소통하고, 캘린더에서 초대장을 보내고, 할 일 목록에 작업을 추가할 수 있고 지메일 내에서 모든 작업을 바로 수행할 수 있다. 또한 구글 워크스페이스 부가 기능을 사용하여 자주 사용하는 타사 애플리케이션을 측면 패널에 연결할 수 있으며 마이크로소프트 아웃룩, 애플 메일, 썬더버드 등 데스크톱 클라이언트와 호환되고 아웃룩 사용자는 구글 워크스페이스 간에 이메일, 일정, 주소록을 동기화할 수 있다. 맞춤 도구를 사용해 아웃룩에서 이메일을 이전하여 중요한 메일을 보존해 기존 서비스로부터 손쉽게 이전이 가능하다.

캘린더

지메일, 구글 드라이브, 주소록, 사이트 도구, 구글 미트와 원활하게 통합되는 공유 가능한 캘린더를 사용하면 일정 예약 시간을 줄이고 업무 효율을 높이면서 항상 다음 일정을 파악할 수 있다. 동료의 참석 가능 여부를 확인하거나 동료의 캘린더를 한눈에 볼 수 있도록 겹쳐 표시하여 빠르게 일정을 예약할 수 있으며 캘린더를 공유하면 다른 사람들이 내 전체 일정의 세부정보를 확인할 수도 있고 단순히 내 일정에 여유가 있는지 정도를 확인할 수도 있다. 또한 휴대전화나 태블릿에서 일정을 보고 수정하고 최적화된 모바일 앱을 사용하거나 휴대전화에 기본적으로 제공되는 캘린더와 동기화할 수 있으며 간편한 캘린더 게시로 고객과 특별한 일정을 공유하거나 가능한 시간을 사람들에게 알릴 수 있다. 또 캘린더를 구글 사이트 도구에 직접 통합할 수 있으며 아웃룩이나 iCal 또는 .ics 및 .csv 파일에서 업무용 캘린더를 손쉽게 이전할 수 있고 회의실을 찾아보고 예약할 때 수용 인원 및 장비에 대한 자세한 정보를 확인한 후 예약할 수 있어 공용 공간이나 리소스를 간편하게 설정하고 일정에 추가할 수 있다.

드라이브

구글 드라이브를 사용하면, 모든 파일을 데스크톱 및 휴대기기에서 언제 어디서든 간편하게 파일에 액세스하고 파일이 공유되는 방식을 관리할 수 있어 파일을 안전하게 저장할 수 있다. 구글 워크스페이스에는 다양한 저장용량 옵션이 제공되므로 파일을 모두 저장할 수 있는 충분한 공간을 확보할 수 있다. 중앙 관리, 데이터 손실 방지, 드라이브용 볼트를 사용하면 데이터 규정 준수 요건을 충족하면서 쉽게 사용자를 관리하고 파일을 공유할 수 있다. 또한 구글 AI를 사용하여 실시간으로 중요한 정보를 예측하고 보여주며 빠른 액세스와 머신러닝 기반 고급 검색과 같은 기능으로 중요한 콘텐츠, 공동작업자, 이벤트를 파악하여 사용자가 살펴보아야 할 파일을 사용자에게 연결해 주기 때문에 사용자가 검색하기도 전에 중요한 정보를 검색할 수 있다. 또 공유 드라이브를 사용하면 팀의 작업을 안전하고 관리하기 쉬운 공간에 저장하여 공유할 수 있고 공유 드라이브에 추가된 모든 파일은 팀에서 공동 소유하므로 모든 팀 구성원이 최신 상태의 파일을 공유할 수 있다. 데스크톱용 드라이브를 사용하면 디스크 공간에 영향을 주지 않고 컴퓨터에서 파일에 바로 액세스할 수 있어 파일 동기화 대기 시간은 줄이고 생산성 높은 작업 시간은 늘릴 수 있다. 또한 수백 개의 통합 앱을 드라이브에서 직접 사용할 수 있고 마이크로소프트 오피스 및 아웃룩용 플러그인을 사용하여 드라이브를 작업 프로세스에 간편하게 적용할 수 있으며 드라이브에서 PDF, MPEG4 등 40여 개의 다양한 형식의 파일을 열 수 있어 드라이브에서 바로 마이크로소프트 워드 파일 작업도 가능하다. 파일은 공유하기로 결정하기 전까지 비공개로 유지되어 파일을 다운로드, 수정, 댓글 작성 또는 조회할 수 있는 권한을 다른 사용자에게 부여하여 파일의 여러 버전이 생성되거나 병합되는 일을 방지할 수 있다. 또한 공유된 파일에 만료일을 지정할 수도 있다.

구글 미트

구글 미트(Google Meet)는 구글에서 제공하는 강력하고 안전한 글로벌 인프라를 기반으로 구축된 엔터프라이즈급 화상 회의 시스템이다. 구글 미트를 이용해 팀과 계속 소통할 수 있다. 사용자의 데이터와 개인정보 보호를 위해 구글의 보안 인프라, 기본 보호 기능, 글로벌 네트워크를 그대로 활용할 수 있다. 행아웃 미팅 화상 회의는 전송 중에 암호화되며 구글에서 제공하는 각종 기본 악용 방지 조치를 통해 안전하게 보호된다. 행아웃 미팅을 사용하면 직장에서 화상 통화 참여 시 발생하는 불편함을 간단하게 해결할 수 있다. 회의를 설정하고 링크를 공유하기만 하면 된다. 동료, 클라이언트 또는 고객이 맞는 계정이나 플러그인을 가지고 있는지 염려할 필요가 없이 빠르고 간단한 인터페이스 및 스마트한 참가자 관리를 사용하여 여러 사용자가 참여하는 화상 통화를 간편하게 진행할 수 있다. 미트는 구글 워크스페이스와 완벽하게 통합되므로 캘린더 일정 또는 이메일 초대에서 직접 회의에 참여할 수 있고 컴퓨터, 휴대전화, 회의실, 어디에서 참여하든 모든 중요한 일정 세부정보가 필요할 때 바로 제공된다. 또 지메일 모바일 앱 또는 전용 미트 앱에서 바로 그날 예정된 모든 회의를 간편하게 확인하고 탭 한 번으로 참여할 수 있고 구글 워크스페이스 사용자가 주최하는 회의에는 회의별로 전화번호가 생성되어 이동 중에 와이파이나 데이터를 이용할 수 없는 참석자도 원활하게 회의에 참여할 수 있다. 미트는 구글 워크스페이스와 완벽하게 통합되어 챗에서 영상 통화로 원활하게 전환하거나 문서 공동작업을 영상으로 연결하여 더욱 효율적으로 진행할 수 있으며 모든 작업이 통합된 지스위트를 통해 사용자 모두가 언제든지 상황에 맞게 연결하고 공동작업할 수 있다.

문서

웹브라우저에서 직접 서버에 있는 텍스트 문서를 열어 작성하고 수정할 수 있다. 전용 소프트웨어가 필요하지 않다. 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있으며 모든 변경사항은 자동으로 저장된다. 동료나 회사 외부의 사용자와 하나의 문서에서 작업하는데 다른 사용자가 입력하는 동시에 수정 내용을 확인하고 기본으로 제공되는 채팅 기능을 통해 의견을 교환하며 댓글 기능으로 질문할 수 있다. 또 마이크로소프트 워드 및 PDF 파일을 비롯한 여러 형식의 문서를 가져와서 즉시 수정하고 작업한 파일을 .docx, .pdf, .odt, .rtf, .txt 또는 .html 형식으로 내보낼 수 있다. 또한 문서에 대한 변경사항을 추적하고 선택한 변경 실행을 취소하며 이전 버전은 무기한으로 보관되며 저장용량 계산에 포함되지 않는다.

스프레드시트

스프레드시트는 애자일 조직의 필요에 부응할 수 있도록 설계되었다. 인공지능 기능으로 정확한 정보를 적절히 활용하여 중요한 비즈니스 의사 결정을 내릴 수 있고 클라우드 기반 아키텍처를 활용해 언제 어디서나 누구와도 공동작업이 가능하다. 마이크로소프트 오피스를 비롯한 외부 시스템과 호환되므로 다양한 데이터 소스를 사용해도 문제없이 작업할 수 있으며 구글 인프라를 기반으로 만들어져 정보를 안전하게 보호하면서 자유롭게 스프레드시트를 작성할 수 있다. 또한 이벤트 기획, 최신 매출 데이터 공유 등에 스프레드시트를 사용하면 팀에서 원활하게 공동작업할 수 있고 프로젝트에 간편하게 공동작업자를 추가하고, 내용이 변경될 때마다 확인하며, 이동 중에도 수정된 사항에 대한 알림을 받고, 같은 문서에서 동료와 채팅할 수 있다. 내용을 수정하는 동안 모든 변경사항이 자동으로 저장되고 오프라인 액세스를 통해 언제 어디서나 파일을 만들고 확인 및 수정할 수 있다. 스프레드시트를 사용하면 조직 전체의 모든 사용자가 데이터에서 귀중한 정보를 찾아낼 수 있다. 빠른 수식 입력 기능이 제공되어 수식을 입력하는 동안 관련 수식이 표시되므로 시간이 절약되고 오류가 줄어든다. 스프레드시트는 맞는 버전에서 작업 중인지 걱정할 필요 없이 최고의 아이디어를 구현하는 데 집중할 수 있도록 완전히 새로운 공동작업 방식을 제공해 준다. 자주 쓰이는 다양한 단축키를 비롯하여 마이크로소프트 파일과 원활하게 호환되므로 여러 플랫폼에서 작업 시 수반되는 문제가 줄어든다. 또한 구글에서 제공하는 세계 최고의 보안 인프라를 기반으로 콘텐츠를 항상 안전하게 보호할 수 있다. 개인 수준, 그룹 수준 또는 도메인 수준 액세스를 통해 권한을 관리하며, 콘텐츠에 만료일을 설정할 수 있고 특정 공동작업자의 다운로드, 복사 또는 인쇄 옵션을 사용 중지하고, 데이터 손실 방지 관리로 민감한 정보를 안전하게 보호할 수 있다. 스프레드시트에서는 데이터를 분석하고 시각화하며 인사이트를 도출하는 데 필요한 모든 도구를 제공한다. 추가 API 및 커넥터 도구를 활용하면 CSV와 엑셀을 비롯한 다양한 파일 형식으로 여러 소스의 데이터를 처리할 수 있으며 연결된 시트를 사용하면 SQL에 대한 지식이 없어도 수십억 행의 빅쿼리(BigQuery) 데이터를 스프레드시트에서 분석할 수 있다.

프레젠테이션

브라우저에서 프레젠테이션을 만들고 수정하는데 소프트웨어가 필요하지 않다. 여러 사용자가 동시에 작업할 수 있으므로 모두가 항상 최신 버전을 보유할 수 있다. 온라인으로 비즈니스 파트너나 팀 전체, 외부 담당자와 하나의 프레젠테이션으로 함께 작업할 수 있다. 어떤 사용자에게 수정, 조회, 댓글 추가 권한을 부여할지를 원하는 대로 제어할 수 있으며 처음부터 새롭게 만들 수도 있고 템플릿을 선택하여 신속하게 작성할 수도 있고 동영상, 이미지, 그림, 매끄러운 전환 등을 사용하여 더욱 고급스러운 프레젠테이션을 만들 수 있다.

구글챗

구글챗(Google Chat)에서는 채팅 메시지나 그룹 대화를 통해 팀과 비즈니스가 어디서나 유연하고 효율적으로 공동작업할 수 있다. 함께 작업하는 모든 사용자와 안전하게 소통하고 공유 채팅, 공유 파일, 작업을 통해 그룹 업무 효율을 높일 수 있으며 독립형 앱으로 사용하거나 지메일에서 바로 사용할 수도 있다. 원활하게 통합된 도구를 활용하여 업무와 관련된 모든 커뮤니케이션을 관리하고 모든 대화에 적합한 채널을 선택할 수 있다. 또한 전용 가상 회의실을 손쉽게 만들어 프로젝트를 체계적으로 관리할 수 있고 대화 목록을 포함한 공유 채팅, 공유 파일 및 작업을 통해 팀원 모두가 같은 내용을 이해하도록 할 수 있다. 챗은 외부 사용자의 참여가 가능하고 28개의 언어가 지원되며 채팅방당 최대 8,000명의 인원을 수용할 수 있다. 또 챗을 활용하여 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 콘텐츠를 더 원활하게 공동작업할 수 있고 구글의 강력한 검색 기능을 사용하여 이전 대화와 파일을 찾고 스마트 추천 기능으로 회의 참여자와 소통하고 더 많은 업무를 효율적으로 처리할 수 있다.

구글킵

구글킵(Google Keep)은 텍스트, 목록, 음성 및 이미지를 비롯한 다양한 메모 도구를 제공하는 메모 작성 서비스이다. 구글킵은 2017년 2월에 지스위트의 일부가 되었다. 구글킵에는 업무용으로 설계된 다음과 같은 추가 기능이 있는데 구글 문서 도구와 통합되어 문서 도구를 통한 인터넷 웹상에 메모의 저장할 수 있는 기능을 한다.

장점

구글 워크스페이스는 기존의 지스위트가 구글 워크스페이스로 리브랜딩 되었으며 대표적인 기능으로 지메일, 구글 드라이브, 구글 행아웃, 구글 캘린더, 구글 미트 화상 통화 등 구글의 인기 있는 웹 애플리케이션을 다양하게 이용 가능하다. 구글의 인기 유료 서비스를 합리적인 가격으로 쓸 수 있다. 구글 워크스페이스를 사용하면 본인의 비즈니스 도메인을 이용하여 지메일을 이용할 수 있다. 일반 구글 사용자들은 gmail.com으로 메일을 보내게 되지만 구글 워크스페이스는 가입 시 본인의 도메인이 없으면 가입이 불가능하다. 또한 구글 미트를 이용한 화상 회의가 가능하다. 구글 미트는 무료 버전도 있긴 하지만 회의 길이가 최대 1시간밖에 제공되지 않지만 구글 워크스페이스를 이용하면 회의 시간을 최대 300시간까지 가능하며 그 이상의 버전은 회의 녹화 기능을 제공하기 때문에 아주 편리하다. 또한 공유 드라이브를 이용한 공동 작업이 굉장히 편리하다. 공유 드라이브의 파일은 개인의 소유가 아닌 팀의 소유 개념이 되기 때문에 팀원이 퇴사하더라도 공유 드라이브 내의 파일은 그대로 남기 때문에 걱정없이 어떤 기기에서든 상관없이 정보를 공유하고 작업할 수 있다. 또한 구글 워크스페이스 클라우드 서비스를 이용하여 자료를 보관하면 구글의 데이터 센터에 보관되어 본인의 실수로 타인과 공유하지 않는 이상 클라우드 내의 정보는 유출될 일이 없다. 또한 모든 문서는 이제 PC에서 실행할 때는 외부 탭을 안 띄우고 채팅창 내에서 바로 작업하게 된다. 예를 들어 지메일 내 구글 챗에서 협업으로 작성할 문서를 만든다고 하면, 채팅 내 항목 중에서 문서 버튼을 누르면 채팅창에 바로 공유된다. 이 문서를 클릭하면 채팅창이 줄어들며 오른쪽으로 구글 문서가 실행된다. 스프레드시트와 슬라이드도 마찬가지다. 협업을 할 때도 사용할 수 있지만 혼자 문서를 작성할 때도 편리한 기능이다. 예를 들어 구글 문서에 슬라이드를 링크로 넣었다면 이 슬라이드를 팝업 창으로 보고, 원한다면 해당 슬라이드로 이동할 수 있다는 장점이 있다. 또한 구글 워크스페이스는 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 내 스마트 칩을 탑재해 사용자가 다른 사용자를 문서에서 멘션 설명과 함께 팝업창이 뜬다. 이를 통해 문서 공유와 같은 작업도 제안할 수 있고 구글 워크스페이스는 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션 내 관련 콘텐츠와 사람을 연결해 사용자가 이미 열어둔 창에서 더 많은 작업이 이뤄지도록 지원한다. 또 채팅방에서 문서 만들기 기능은 탭이나 툴을 전환할 필요 없이 구글 챗의 채팅방에서 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션과 같은 문서를 동적으로 만들고 협업할 수 있도록 지원해 복잡성을 줄이고 모든 팀원에게 관련 프로젝트 작업에 대한 가시성을 제공한다는 장점이 있다. 또 구글 문서, 스프레드시트, 프레젠테이션에서 미트의 PIP(picture-in-picture) 기능을 제공해 사용자는 실시간으로 공동 작업하는 동안 실제 대면 소통으로 확인할 수 있는 비언어적 신호의 이점을 누릴 수 있다.

단점

구글 워크스페이스는 구글 워크스페이스로 리브랜딩 되기 전 지스위트는 비즈니스 버전 이상이라면 무제한 클라우드 용량을 제공했지만 현재는 엔터프라이즈 버전 이상부터 무제한 용량을 제공하고 있다. 또한 대한민국 회사가 아니고 도움말과 가이드라인의 한국어 번역이 매끄럽지 않다 보니 처음 서비스를 이용하면 어려울 수 있다. 도 너무 지나친 보안으로 인해 평소에 이용하지 않는 기기에서 접속하거나 다른 장소에서 로그인하면 구글에서 자동으로 접속을 차단하거나 필수적으로 2단계 인증을 거쳐야 한다는 단점이 있다. 또한 엔드 포인트 관리과 접속 로그 등을 볼 수 있고, 사용자 탈퇴로 인한 데이터 유실을 방지하는 비즈니스 플러스 모델 도입은 현재로서는 가치 판단이 어려우며 요금제가 많이 비싸지는데 구글이 접속자 데이터를 어떻게 처리해서 보여줄 것인가에 대한 정보가 많지 않다는 단점이 있다.

보안

구글은 고객의 데이터를 보유하지 않는다고 명시했다. 데이터는 구글의 데이터 센터에 보관되며, 권한을 가진 극소수의 직원만이 액세스할 수 있다. 데이터를 다른 사람과 공유하지 않으며, 고객에게 요청받은 데이터를 보관하는 역할을 담당하며 고객은 구글 앱스에서 탈퇴할 때 데이터를 가져갈 수 있다. 구글 앱스는 세이프 하버 개인정보 보호원칙 준수를 포함한 기업급 보안을 제공 및 준수하며, 연방의료보험통상책임법(HIPAA)과 같은 업계 특수 요구 사항을 지원한다. 또한 스팸 차단 프로그램을 구글 앱스에 통합하여, 내장된 바이러스 검사 및 문서 검사를 받은 후에 사용자가 메시지를 다운로드를 할 수 있다. 또 구글 워크스페이스는 구글 드라이브에 업로드되는 모든 파일을 암호화하며, 사람들이 주고 받는 모든 메일이 암호화되어 데이터 센터 간에 내부적으로 이동하도록 하고 블로그 게시를 통해 업무용 구글은 고객 정보를 보호하며, 광고를 표시하거나 광고를 위해 고객 정보를 조사하지 않는다는 강력한 계약적 의무를 이행한다고 명시했다.

요금제

구글 워크스페이스 요금제

비즈니스 스타터	비즈니스 스탠더드	비즈니스 플러스	엔터프라이즈
$4.80	$9.60	$18	가격 문의
안전한 맞춤 비즈니스 이메일	안전한 맞춤 비즈니스 이메일	안전한 맞춤 비즈니스 이메일과 디지털 증거 검색 및 보관 기능	안전한 맞춤 비즈니스 이메일과 디지털 증거 검색, 보관, S/MIME 암호화
100명이 참여할 수 있는 화상 회의	150명이 참여할 수 있는 화상 회의 및 녹화 기능	250명이 참여할 수 있는 화상 회의와 녹화 및 참석 추적 기능	250명이 참여할 수 있는 화상 회의 및 녹화, 참석 확인, 주변 소음 제거, 도메인 내 실시간 스트리밍 기능
사용자당 30GB 클라우드 저장용량	사용자당 2TB 클라우드 저장용량	사용자당 5TB 클라우드 저장용량	필요한 만큼 선택할 수 있는 저장용량
보안 및 관리 제어	보안 및 관리 제어	고급 보안 및 관리 제어 기능(Vault, 고급 엔드포인트 관리 포함)	고급 보안, 관리 및 규정 준수를 위한 제어 기능(Vault, DLP, 데이터 리전, 엔터프라이즈 엔드포인트 관리 포함)
기본 지원	기본 지원 (고급 지원으로 업그레이드)	기본 지원 (고급 지원으로 업그레이드)	고급 지원(프리미엄 지원으로 유료 업그레이드)

참고자료

• 구글 워크스페이스 공식 홈페이지 - https://workspace.google.com/intl/ko/
• 〈Google Workspace〉, 《나무위키》
• 〈구글 워크스페이스〉, 《위키백과》
• 말레이시아, 〈Google Workspace 사용 후기(장점 및 단점)〉, 《티스토리》, 2020-11-01
• 이종철 기자, 〈G Suite, 구글 워크스페이스로 리브랜딩 후 협업 툴로 거듭난다〉, 《바이라인네트워크》, 2020-10-07
• 박재현 기자, 〈(이슈) 구글 클라우드, ‘G스위트’에서 ‘워크스페이스’로 리브랜딩 나서〉, 《아이티데일리》, 2020-10-07

같이 보기

• 지스위트
• 지메일
• 구글 미트
• 구글 드라이브

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