지식관리시스템

지식관리시스템(KMS, Knowledge Management System)은 조직 내의 지식을 관리하는 분산 하이퍼미디어(Hypermedia) 시스템이다. 대규모 자료를 신속하게 처리하는데 중점을 둔 기존의 정보시스템과는 다르게 컴퓨터에 저장된 데이터, 문서, 그래픽, 동영상, 모델, 노하우 등 다양한 형태로 조직 내에 분산되어 있는 지식을 효과적으로 저장, 관리, 활용하여 관리자의 의사결정을 지원하는 정보시스템이다.

개요

지식관리와 지식경영은 피터 드러커(Peter Drucker)가 그의 저서 "제 3의 물결"에서 "지식"의 중요성을 강조하기 시작한 이래로 의미있는 자원으로써 관리의 필요성이 증대되기 시작했다. 국내에서는 지식관리시스템이 주목을 받기 시작한 것은 외환위기(IMF)가 거의 끝나갈 무렵이다. 대형 정리해고로 수많은 인력이 회사를 떠나게 되면서 그들이 가지고 있던 지식자원도 함께 떠나고 기업의 지식자원이 소실된다는 점에서 대량 정리해고의 문제점을 지적하기도 했다. 외환위기와 같이 대량 정리해고가 필요한 상황이 아니더라도 지식관리의 중요성은 기업의 일상속에서 지속적으로 발견되고 있다. 가령 생산관리업무를 총 담당하고 있던 직원이 일주일 이상 휴가를 가게 된다면 일반적으로는 관리자 없이 그동안 해오던 식의 업무를 지속하게되며, 심한 경우엔 생산관리 업무 자체가 멈춰 버리는 경우가 발생하게 된다. 이러한 현상은 생산관리에 대한 대부분의 지식이 특정 직원에게 집중되어있기 때문이다. 특히 관련 지식과 노하우가 특정 사원의 머리속에만 존재하고 있다면, 특정 직원의 장기적인 부재를 대체할 방법이 없게 된다. 이러한 상황을 미리 방지하고, 부재중인 인적자원을 효율적으로 빠르게 대처할 수 있으면서도 특정 직원만이 알고 있는 생산관리와 관련된 노하우를 모든 사람들이 공유할 수 있도록 하기 위한 시스템이 바로 지식관리시스템이다.

지식관리시스템는 그동안 회계나 영업, 생산 등의 분야에서 주로 활용되던 정형화된 수치 정보의 분석에서 이제는 직원 개개인들이 업무 수행 중 축적한 비정형 정보를 활용하여 기업의 효율성을 꾀하고 지식경영을 하는데 근본 취지가 있다. 지식관리시스템은 원래 미국 카네기멜론 대학의 ZOG 연구결과에 기반을 두고, Knowledge Systems, Inc.에서 개발한 워크스테이션용 상용 시스템의 이름이었다.

등장배경

지식관리시스템이 등장하게된 배경은 첫째, 급속하게 변화하는 환경 속에서 지식을 획득하고 유지하며, 공유하기가 더욱 힘들어졌다. 두 번째로는, 조직 모델이 지식을 전략적으로 이용할 수 밖에 없는 상황이 되었다. 세 번째는, 정보의 홍수 속에서 효율적인 지식 축적과 이에 따른 신속한 의사결정, 그에 따른 신속한 대처 및 이러한 경험들의 공유를 통해 급변하는 환경에 대처하는 방법이 필요했다.

특징

지식관리시스템은 조직 자체가 보유한 체계화된 정보, 개인의 지식과 경험, 선진 정보 자산을 전체 조직 차원에서 창출, 수집, 관리, 공유하는 지식 관리 시스템이다. 지식, 경험, 창의성을 최대한 상호 공유하여 생산성을 극대화하고 고부가가치를 창출하는 것이다. 지식 관리의 성공여부는 적용 기술에 있는 것이 아닌, 얼마나 잘 활용하고 사용할 수 있는가에 따라 결정된다. 또한, 궁극적으로 매충 증대와 비용 절감의 정량적인 형태와 고객 및 조직 구성원의 만족도 향상의 정성적인 결과로 나타나게 된다.

장점

일반적으로 기업들은 지식을 체계적으로 관리하고, 그것을 바탕으로 지식경영을 완성하기 위해서 지식관리시스템을 도입했다. 지식관리는 '기업의 목표달성을 위해 조직 내외에 산재해 있는 지식을 획득하고 조합하여 체계적으로 공유시키는 제반 행위'를 의미한다. 지식관리에 관해 자주 인용되곤 하는 가트너 그룹에 의하면 지식경영은 기업의 지적 자산을 생성, 채집, 구조화, 접근 및 사용하기위한 관리방법론으로, 데이터베이스, 문서, 업무규정 및 절차뿐만 아니라 직원들 머리속에 담겨있는 전문지식이나 경험들까지 포함하는 것이라고 하였다. 확실히, 지식이란 것은 특정폴더나 서류박스 안에 담겨있는 것이 아니다. 전 임직원의 머리속에 담겨있는 것이 지식, 노하우이다. 이것을 꺼내어 체계적으로 공유하고자 하는 것이 바로 지식관리이다. 지식경영은 '지식관리활동을 기업의 비즈니스에 연결함으로써, 어떠한 가치를 창출해내는 일련의 과정'을 의미한다. 결과적으로, 기업이 지식관리시스템을 도입하는 이유는 개개인의 머리속에 담겨있는 지식과 노하우를 꺼내어 체계적으로 공유하며 관리하고, 그것을 이용하여 기업만의 고유한 가치를 창출하기 위해 필요하다.

만약, 지식관리시스템이 도입되지않았다면, 기업과 관련한 지식과 노하우들은 암묵적인 지식으로 임직원들의 머리속에 보관해야 한다. 또한, 업무처리방식이 메뉴얼을 통하여 체계적으로 정리되어 있지않은채로 구두방식으로 업무의 인수인계가 이루어지고 있는 경우가 발생할 수 있다. 그렇게되면 신입사원이 배정된 업무를 습득하는데에 많은 시간과 어려움이 따르게 된다. 회사는 대부분의 부서가 팀원을 타이트하게 운영되고 있기 때문에 해당 인력의 손실이 발생하였을 시에 업무에 큰 차질이 발생하는것은 당연한 일이다. 지식관리시스템의 부재는 신입사원 뿐만 아니라 다른 임직원들의 업무에도 큰 어려움을 가져다줄 수 있다. 대부분의 지식과 노하우가 인트라넷에 공개되어 있지 않기 때문에, 직원들은 사소한 질문들도 모두 직접 동료들에게 전화를 걸어 물어보거나 자료가 필요할 때마다 담당자에게 해당 자료를 요구해야 하는 상황이 발생한다. 요구에 대한 답을 해주는 담당자의 입장에서는 같은 질문의 전화나 요구를 수십차례 받을 수 밖에 없는 입장이고, 요구하는 직원 또한 정확하지않은 정보에 답답함을 느낄 수 있다. 아직 지식관리시스템을 도입하지않은 몇몇 중소기업들은 공유된 네트워크 폴더나 백업 시스템 등을 활용하지않은채로 업무 관련 데이터들을 개인 PC에 보관한다. 이는 업무 데이터의 공유가 어려워 업무 파악에 어려움이 따를 뿐만 아니라 데이터를 보유한 해당 직원이 회사를 나오지않거나 해당 매체가 고장나게 되면 데이터 전체를 잃게 될 가능성이 있기 때문에 매우 위험하다.

효율적 운영방안

지식관리시스템을 효율적으로 운영하기 위해서는 첫째, 건전한 지식공유 문화의 정착이 필요하다. 지식관리시스템 도입 초기에는 우선적으로 지식 수집과 축적이 관건이기 때문에 주기적인 홍보를 통해 도입취지에 대한 이해와 인식이 필요하다. 지식관리의 중요성을 조직의 전 직원이 공감하여 사용자 모두가 적극적으로 지식을 제공하고 활용하는 지식공유활동에 적극적으로 참여해야한다. 또한, 산재되어있는 정보의 지식화, 지식공유의 문화창조, 학습조직으로의 전환, 지식을 활용할 수 있는 경영방식의 도입이 필요하다. 지속적으로 외부지식자원을 수집하고 축적된 지식자원을 활용함으로써, 새로운 지식의 창조가 가능하다. 효율적인 방안으로, 급속한 시대적인 변화의 물결에 적응하여 부가가치가 높은 지식을 재생산하고 전사적인 지식공유문화를 바탕으로 경영전략의 수립이 필요한다. 시스템 운영시에는 보안은 핵심이다. 지식을 업로딩할시 문서마다 보안의 등급을 부여하여 열람 권한 및 다운로드 권한을 지정해야하며, 문서 열람자의 정보 데이터베이스에 사용자에 대한 내용을 기록하고 관리해야한다.

구성

지식관리시스템의 구성요소는 3가지로 나뉘게 되는데 지식(knowledge), 지식 저장소(knowledge repository), 지식 지도(knowledge map)이다. 먼저, 지식 요소는 암묵적 지식과 형식적 지식으로 다시 나뉘게 된다. 암묵적 지식은 개인이나 조직이 가지고 있는 지식이 겉으로 드러나지 않는 것이고, 형식적 지식은 규정, 메뉴얼 등 객관적으로 표현되어 누구나 활용할 수 있는 지식이다. 지식 저장소는 획득한 지식을 체계적으로 분류한 데이터베이스로, 실제 지식 정보를 저장하는 공간이다. 마지막으로, 지식 지도는 업무 수행에 필요한 모든 지식 요소를 정의 및 분석, 분류하고 체계적으로 정리하여 구체화한 것으로, 지식 관리 내용 측면의 설계도와 같다.

기능

지식관리시스템의 기능

기능	내용
저장 및 검색	체계적인 검증을 통한 정재된 지식의 저장 지식의 형태나 유형에 상관업이 일관된 방식의 지식 검색 가능
전달	이메일을 이용한 지식 전송과 게시판 기능을 통한 개인화된 맞춤 정보 제공
분류	지식 지도를 이용하여 수집된 정보를 분류 체계에 따라 자동 분류
서비스 제공	지식에 대한 통합 관점 제공 및 개인화 서비스
협업	지식 공유 및 협업이 가능한 작업 영역을 제공
커뮤니티	관심 분야별 지식 공유를 통한 커뮤니티 기능을 제공

사례

아리샘

삼성SDS㈜(Samsung SDS)

삼성그룹(Samsung Group)의 지식관리시스템을 담당하기 위해 삼성SDS㈜(Samsung SDS)가 개발한 아리샘(ARISAM)은 국내의 열악한 정보산업 환경을 극복하고 시장개방에 따른 선지업체 등과의 경쟁에서 우위를 점하기 위해 몇 명의 우수한 사원이나 경영진에게 기업경영을 의존하는 대신 직원 모두의 지식 및 노하우를 공유함으로써 , 기업 경쟁력을 극대화한다는 목표를 내세워 지난 1997년도에 개발되었다. 그러나, 아리샘1.0은 삼성SDS㈜ 측에서도 실패작이라고 할 정도로 제대로 운영되지 못하였다. 그만큼 지식관리에 대한 직원들의 인식이 확고하지않았고, 지식공유에 대한 동기부여가 되어있지않았기 때문이다. 이에 따라 직원들에 대한 설문조사를 전면적으로 실시하고 선진업체의 자료를 분석하여 시스템을 재설계했다. 이렇게하여 새롭게 탄생한 아리샘2.0에는 흥미로운 기능이 추가되었다. 직원들이 곤란을 겪는 문제점을 아리샘 지식서비스에 등록하면 관련 경험이 있는 다른 직원이 답변해주는 기능이다. 네이버 지식 검색서비스가 기본적으로 같은 패턴이다. 이렇게 전달된 답변은 질문자에 의해 3단계로 평가를 받고, 그 결과에 따라 1000~5000아르 정도를 포인트로 적립받을 수 있다. 1아르는 1.3원 정도로 환산되며 현금과 동일하게 사용할 수 있는 포인트와 같다. 결국, 삼성SDS㈜ 아리샘이 고안해낸 방법은 동료직원들의업무를 도와주고 자신의 능력을 인정받는 동시에 돈까지 벌 수 있는 1석3조의 시스템을 구축해낸 것이다. 현재 아리샘에는 376명의 전문가가 활동중이며 경영 트랜드, 기술 팁, 업부, 이노베이터 등 4개 분야, 79개의 세부 항목에 걸쳐 월 평균 3000여 건의 신규 지식이 등록되고 있다고 한다. 또한, 설문조사에서 85%의 임직원들이 아리샘이 업무에 매우 도움이 되며 직원당월 평균 12건의 지식을 업무에 활용하고 있다. 삼성SDS㈜에 대해 자세히 보기

사띠암

마힌드라(Mahindra)

인도의 정보기술 기업인 마힌드라(Mahindra) 사띠암은 한국 지식검색서비스와 유사한 K-Window와 전문지식블로그서비스인 Xpert를 운영하고 있다. K-Window는 기본적으로 한국의 네이버 지식인 서비스와 유사하다. 검색엔진을 기반으로 제작되어있으며, 검색결과로 '어느 지사의 누가 어떤 프로젝트 고나련 업무를 진행중'의 여부까지 모두 파악할 수 있다. 이렇다보니 사띠암에서는 신입사원이 업무를 파악하거나 혹은 회사내의 이벤트 등을 알아보기 위해 선배들을 찾아다니면서 물어볼 필요가 없다. 또한 회사의 입장에선 신규 프로젝트에 적합한 인재를 찾는데 용이해졌다. 전국에 흩어져있는 수만명의 직원들 중, 정확히 어떤 분야에 경험이 있는 인재를 찾으려면 K-Window에서 검색해보는 것이 가장 빠르기 때문이다. X-pert는 K-Window와는 조금 다른 성격을 띄고있다. K-Window는 회사내에 보유중인 전반적인 지식을 검색하기 위한 엔진이라면 X-Pert는 사내에 보유중인 전무가들이 중심이 되어 운영하는 사내 블로그에 더 가깝다. 사내 블로그에 가깝다고해서 삼성경제연구소처럼 기술적인 내용들이나 경영학적인 내용들만 올라오는 것은 아니다. 자신의 경험과 의견, 안건 등이 종합되어 이와 관련된 글들이 꾸준히 업로드 괴고, 전 직원이 해당 글들을 자유롭게 읽을 수 있다. 마힌드라에 대해 자세히 보기

참고자료

• 손무영, 〈지식관리시스템(KMS)에 관하여〉, 《티스토리》, 2011-12-22
• 〈KMS(Knowledge Management System);지식관리 시스템〉, 《텀즈》, 2000-06-21
• 하니지유 이야기, 〈(HRM)지식관리시스템(KMS)〉, 《네이버 블로그》, 2010-12-10
• 무강, 〈KMS(Knowledge Management System)〉, 《티스토리》, 2010-08-18

같이 보기

• 지식

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개발 : 프로그래밍, 소프트웨어, 데이터, 솔루션 □■⊕, 보안, 하드웨어, 컴퓨터, 사무자동화, 인터넷, 모바일, 사물인터넷, 게임, 메타버스, 디자인 솔루션 CMS • CRM • DRM • ERP • HMS • LCMS • LMS • PMS • SCM • VOC • 그룹웨어 • 모니터링 솔루션 • 솔루션 • 웹빌더 • 위키 • 지식관리시스템(KMS) • 커스터마이징 • 패키지 소프트웨어 • 패키지 제품 프레임워크 넥스코어 • 노드제이에스(node.js) • 닷넷(.NET) • 라프제이(Laf/J) • 레일즈 • 마이바티스(MyBatis) • 맵리듀스 • 스트럿츠 • 스프링 프레임워크 • 아두이노 • 아이바티스(iBatis) • 아파치 스파크 • 애니프레임 • 앵귤러제이에스(Angular.js) • 에이에스피닷넷(ASP.NET) • 인텔리제이 아이디어(IntelliJ IDEA‎) • 장고 • 전자정부 표준 프레임워크 • 하둡 • 하이버네이트 콘텐츠관리시스템 iCS • 드루팔 • 아사프로 • 오픈웍스 • 워드프레스 • 윅스 • 줌라 • 지니웍스 • 콘텐츠와이즈 • 홈스토리 • 홍익인간 홈페이지 솔루션 GPKI • LBS • PKI • 게시판 • 공인인증서 • 구글 애널리틱스 • 구글 애드센스 • 그누보드 • 네이버 애널리틱스 • 넷퍼넬 • 달력 • 대댓글 • 댓글 • 덱스트업로드 • 방명록 • 블로그 • 비즈니스 애널리틱스 • 선플 • 설문조사 • 소셜로그인 • 스킨 • 아이핀 • 악플 • 에이스카운터 • 웹로그 • 위젯 • 익스프레스엔진(제로보드XE) • 인증 • 접속통계 • 제로보드 • 지핀(G-PIN) • 카운터 • 커뮤니티 • 테크노트 • 투표 • 파일업로드 • 회원관리 이메일 솔루션 깨비메일 • 메일플러그 • 썬더메일 • 에어즈락메일 쇼핑몰 솔루션 고도몰 • 굿모닝샵 • 메이크샵 • 카페24 쇼핑몰 • 퍼스트몰 • 후이즈몰 동영상 솔루션 1그램플레이어 • 5K플레이어 • ACG플레이어 • KM플레이어 • VLC미디어플레이어 • 곰플레이어 • 디코더 • 와우자 • 웹엑스 • 인코더 • 코덱 • 코디 • 팟플레이어 검색 솔루션 검색 • 검색엔진 • 독크루저 • 레피아 • 루씬 • 마리너 • 미르서치 • 서치포뮬러원 • 아이트리니티 • 엑스텐 • 엑스퍼서치 • 일래스틱서치 리포팅툴 사이냅 • 알메이트차트 • 오즈리포트 • 유비리포트 • 차트 • 크로닉스리포트(리포트 디자이너) • 클립리포트(렉스퍼트) BI 솔루션 BI • BI매트릭스 • OLAP • 옥타곤 • 코그너스 • 태블로 연계 솔루션 메심 • 비즈위버 • 웹크롤러 • 이크로스 비즈아이 스위트 • 인디고 • 코어브릿지 • 크롤러 • 프로버스 데이터 솔루션 BTL 데이터 인테그레이터 • ETL 솔루션 • 딥솔루션 • 아이샤크 • 이노쿼츠 • 인포매티카 • 탈렌드 • 탈렌드 오픈스튜디오 • 테라스트림 자료공유 솔루션 구글 드라이브 • 나스 • 드롭박스 • 시놀로지 나스 • 원드라이브 • 웹하드 그룹웨어 거래처 관리 • 구글 워크스페이스 • 근태관리 • 노츠 • 노트 • 다우오피스 • 다이렉트 클라우드 • 더존 솔루션 • 메일플러그 • 브레인스톰 • 비즈메카 • 엘지 유플러스 그룹웨어 • 연락처 • 연락처 관리 • 오피스365 • 온타임 • 웍스모바일 • 위하고 • 인사관리 • 일정관리 • 전자결재 • 지스위트 • 지투웍스 • 코디네이터 • 팀포커스 • 하이웍스 • 핸디 • 헬로윈 클라우드 솔루션 오픈네뷸라 • 오픈스택 • 유칼립투스 • 클라우드스택 • 클라우드잇 지도 솔루션 구글 지도 • 네이버 지도 • 바이두 지도 • 지도 • 지도 API • 카카오 지도 • 티맵 모바일 솔루션 모피어스 기타 솔루션 딥오씨알 • 리무트콜 • 스카우터 • 알서포트 위키 : 자동차, 교통, 지역, 산업, 기업, 단체, 업무, 쇼핑, 블록체인, 암호화폐, 인공지능, 개발, 인물, 행사, 일반